Mehr Effizienz im Depot durch integriertes Schadens- und Wartungsmanagement

Abb.: Eine optimale Werkstattplanung berücksichtigt die Erfordernisse des Betriebs © INIT | Ulrike Kabel

Die Hauptaufgabe eines Betriebshofs besteht darin, das geplante Verkehrsangebot auf Straße und Schiene zu bringen. Daran sind viele Teilaufgaben geknüpft: Neben der kaufmännischen Verwaltung der Fahrzeuge müssen deren Verfügbarkeiten und Qualifikationen für die Disposition berücksichtigt werden, aber auch regelmäßige Wartungsarbeiten müssen in die Disposition einfließen. Darüber hinaus gilt es auf ungeplante Schäden und Ausfälle schnell und flexibel zu reagieren. All diese Prozesse werden nur zum Teil von klassischen Dispositionssystemen abgedeckt, so dass in diesem Bereich oftmals viele nicht aufeinander abgestimmte Systeme und Prozesse mehr schlecht als recht zusammenspielen. Nicht selten kommen dabei auch noch papierbasierte Workflows zum Einsatz.

In diesem Artikel wird dargelegt, wie die beiden Seiten, nämlich Fahrzeugeinsatz und Fahrzeugwartung und -pflege, durch ein integriertes Wartungs- und Schadensmanagement unter dem Dach eines Depotmanagementsystems effizient miteinander verknüpft werden können. So lässt sich durch die Vermeidung teurer Leerzeiten in der Werkstatt sowie der Reduzierung von Standzeiten der Fahrzeuge bares Geld sparen und nicht zuletzt die Zufriedenheit des Fahr- und Werkstattpersonals erhöhen.

Fahrzeugeinsatz und Betriebsbereitschaft

Die beiden Hautprozesse, die bei der kurzfristigen Fahrzeugeinsatzplanung betrachtet werden müssen, sind die Organisation des Fahrzeugeinsatzes und die Gewährleistung der Betriebsbereitschaft.

Bei der Fahrzeugeinsatzplanung müssen die Fahrzeuge nach bestimmten Kriterien auf die Umläufe verteilt werden. Die Gewährleistung der Betriebsbereitschaft sorgt dafür, dass ein geplantes Fahrzeug auch tatsächlich fahrbereit ist. Dieser Prozess lässt sich wiederum unterteilen in die folgenden Teilprozesse, die nachfolgend kurz skizziert werden:

Fahrzeugbereitmachung
Wartungs- und Pflegearbeiten
Schadensbearbeitung

Die Fahrzeugbereitmachung beinhaltet die Arbeiten an einem Fahrzeug, die regelmäßig nach bzw. vor jedem Einsatz durchgeführt werden und die in der Regel keinen Werkstattaufenthalt erfordern: Dazu gehören die Versorgung, also das Betanken mit Diesel, das Nachfüllen von AdBlue oder das Laden von E-Fahrzeugen, ggf. die Besandung von Straßenbahnen, die Reinigung und die Vorkonditionierung, also das Vorheizen oder Kühlen des Fahrgastraumes.

Regelmäßige Wartungs- und Pflegearbeiten in der Werkstatt sind durch ihre Planbarkeit charakterisiert, da sie in bestimmten laufleistungs- und zeitabhängigen Intervallen durchgeführt werden. Hierzu gehören z.B. Sicherheitsprüfungen sowie der Austausch von Verschleißteilen und Betriebsstoffen.

Im Gegensatz dazu lassen sich Schäden an Fahrzeugen nicht planen, sondern sie müssen dann behoben werden, wenn sie auftreten. Je nach Schadensart tritt ein sofortiger Fahrzeugausfall ein, z.B. bei sicherheitsrelevanten Schäden, oder ein späterer Werkstattaufenthalt zur Bearbeitung muss eingeplant werden.

Im Folgenden konzentrieren wir uns auf die Wartungsplanung und Schadensbehebung.

Abhängigkeiten zwischen den Prozessen

Es liegt auf der Hand, dass alle Prozesse rund um Fahrzeugbereitmachung, Wartungs- und Pflegearbeiten und Schadensbehebung direkt auf die Fahrzeugeinsatzplanung einwirken, mehr noch, dass sie sich gegenseitig beeinflussen und aufeinander rückwirken: Ein Fahrzeug, das in der Werkstatt steht, kann nicht fahren. Ein Fahrzeug, das für einen Einsatz geplant ist, sollte wiederum nicht zur selben Zeit für eine Wartungsarbeit verplant werden. Und ein Fahrzeug mit einem Schaden kann natürlich nur dann für einen Einsatz verplant werden, wenn es trotzdem noch einsatzbereit ist.

Wie stark Fahrzeugeinsatz und Werkstattplanung voneinander abhängen, lässt sich am besten an einem Beispiel illustrieren:

Ein Fahrzeug ist für die Regeluntersuchung eingeplant und damit nicht für einen Umlauf verplant. Es kommt zu einem Fahrzeugausfall eines eingesetzten Fahrzeugs. Durch die Disposition wird ein Fahrzeugtausch veranlasst. Da das reservierte Fahrzeug bereits für die Werkstatt verplant ist, muss ein freies Fahrzeug gefunden werden. Und da der Werkstattplatz belegt ist, kann das ausgefallene Fahrzeug erst später repariert werden.

Hier handelt es sich um ein praxistypisches Beispiel, das dann Effizienzverluste nach sich zieht, wenn Fahrzeugdisposition und Werkstattplanung nicht interagieren. Für Fahrzeugeinsatz und Werkstattplanung sind oftmals verschiedene Organisationseinheiten verantwortlich, die jeweils mit eigenen Prozessen und eigenen Systemen arbeiten, die nicht auf die Prozesse anderer Organisationseinheiten abgestimmt sind. Dadurch entstehen Reibungsverluste an den Übergabepunkten, die zu Effizienzverlusten in der Fahrzeugnutzung und auch zu Unzufriedenheiten bei den beteiligten Mitarbeiterinnen führen können.

Integration der Prozesse

Im integrierten Depotmanagementsystem MOBILE-DMS der INIT Gruppe sind die Prozesse so zusammengeführt, dass jeder Prozess immer die Randbedingungen der anderen Prozesse berücksichtigen kann. Somit kann das System von allen beteiligten Organisationseinheiten zur Steuerung der jeweils eigenen Workflows genutzt werden, und es ist dennoch sichergestellt, dass immer das Gesamtbild im Blick behalten wird.

Die Kernelemente der Integration, die im Folgenden skizziert werden sollen, sind eine komponentenbasierte Wartungsplanung, das integrierte Schadensmanagement FleetLog sowie eine Kapazitätsplanung für Betrieb und Werkstatt. Flankiert werden die Prozesse von einem flexiblen Rollenkonzept, dass es dem Verkehrsbetrieb ermöglicht, maßgeschneiderte Bearbeitungsberechtigungen zu definieren.

Komponentenbasierte Wartungsplanung

In MOBILE-DMS sind die Wartungsintervalle auf Fahrzeugkomponentenbasis definiert, z.B. Getriebe, Bremse oder Reifen. Jede Komponente hat typische Wartungsintervalle, die sich auf der Basis von Zeit, Nutzungszeit oder Fahrleistung flexibel definieren lassen. Dadurch gibt es einen Zeitpunkt, ab dem, und einen Zeitpunkt, bis zu dem spätestens die Wartung durchgeführt werden muss. Auf Basis der Wartungsintervalle wird für jede Komponente ein Komponentenwartungsplan erstellt. Ein Fahrzeugwartungsplan besteht aus den einzelnen Komponentenwartungsplänen. Idealerweise findet eine Fahrzeugwartung dann statt, wenn möglichst viele Komponentenwartungsintervalle zusammenfallen.

Diese Wartungsintervalle können langfristig geplant und mit den Einsatz-Erfordernissen des Betriebes abgeglichen werden. Für manche Komponenten erfolgt die Wartung abhängig von der Laufleistung. Die Intervalle für die Wartung werden automatisch über eine Prognosefunktion berechnet, die die Fahrzeugeinsätze berücksichtigt. Sobald das ideale Zeitfenster für die Wartung begonnen hat, plant das System das Fahrzeug für die Werkstatt ein und stellt die Liste aller anfallenden Arbeiten als Vorgabe und Planungsgrundlage für die Werkstatt zusammen. Das Werkstattpersonal wiederum kann die Erledigung zum Beispiel über ein mobiles Endgerät quittieren und direkt in das System zurückspeisen, statt mit umständlicher „Zettelwirtschaft“ arbeiten zu müssen.

Abb.: Bestellung von Fahrzeugen für die Wartung in MOBILE-DMS

Integriertes Schadensmanagement

Mit dem in MOBILE-DMS integrierten Schadensmanagement-Modul FleetLog kann der gesamte Zyklus eines Fahrzeugschadens abgebildet werden: von der Entdeckung und Meldung über die Behebung bis zur Rückmeldung an die Person, die den Schaden ursprünglich gemeldet hat.

Mit einem webbasierten Eingabeformular kann ein Schaden jederzeit und von überall aus in das System eingegeben werden. So kann z.B. eine Fahrerin über ihr Diensthandy einen Schaden melden, den sie beim Kontrollgang um das Fahrzeug entdeckt hat. Bei einem betriebsverhindernden Schaden kann unverzüglich ein Ersatzfahrzeug bereitgestellt werden. In jedem Fall wird der Schaden einem entsprechend berechtigten Mitarbeiter in der Zentrale, z.B. der Disponentin, angezeigt, und dieser entscheidet über das weitere Vorgehen: Ist es ein dispositionsrelevanter Schaden, so hat dies Auswirkungen auf die weitere Einsatzplanung des Fahrzeuges. In jedem Fall muss die Behebung des Schadens eingeplant werden. Je nach Schwere des Schadens kann dies im Rahmen der normalen Wartung erfolgen, oder es muss ein eigener Werkstattaufenthalt eingeplant werden. Während des gesamten Prozesses ist der Status des Schadens für alle Berechtigten, auch die meldende Fahrerin, ersichtlich.

Dies hilft sowohl der Werkstatt als auch den Fahrerinnen, da Mehrfachmeldungen von Schäden vermieden werden, deren Prüfung unnötigen Zeitaufwand verursacht. Fahrerinnen, die ein Feedback erhalten, können auf diese Weise den Erfolg ihrer Meldung nachverfolgen. Schadensmeldungen sind kein „schwarzes Loch“ mehr, das einmal gemeldet wird und von dem man nie wieder hört. Somit steigt die Motivation in der Belegschaft und die Bereitschaft, auch künftige Schäden zu melden, bevor sie zu einem teuren Problem werden.

Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung ist das Modul in MOBILE-DMS, das die Anforderungen des Betriebes und der Werkstätten miteinander abgleicht. Das Ziel ist eine optimale Auslastung der Werkstätten bei gleichzeitiger Sicherstellung des Betriebes mit möglichst effizientem Fahrzeugeinsatz.

Die Grundlagen für diese Kapazitätsplanung bilden die Prozesse „Fahrzeugbestellung“ und „Geplanter Ausfall“. Diese beiden Prozesse bilden denselben Sachverhalt aus unterschiedlichen Perspektiven ab, nämlich einen Werkstattaufenthalt eines Fahrzeuges. Aus Sicht des Betriebs handelt sich um einen geplanten Ausfall, aus Sicht der Werkstatt um eine Fahrzeugbestellung.

Durch den Wartungsplan oder das Schadensmanagement ist bekannt, ob und innerhalb welches Intervalls ein Werkstattaufenthalt nötig ist. Innerhalb dieser Zeit kann der Werkstattaufenthalt durch einen geplanten Ausfall eingeplant werden. Die Werkstatt wiederum kennt ihre Kapazitäten und kann durch Fahrzeugbestellungen einplanen, welche Arbeiten an welchen Fahrzeugtypen zu welcher Zeit möglich sind. Bestellungen und geplante Ausfälle werden durch das System miteinander abgeglichen. Auf dieser Basis wird eine optimale Werkstattplanung erstellt. Dies zeigt, wie wichtig die Integration und Interaktion der beteiligten Systeme und Abteilungen ist, um Synergieeffekte bewirken zu können.

Durch den Abgleich der Werkstattkapazität mit der Fahrzeugeinsatzplanung entsteht eine hohe Flexibilität. Um auf das obige Beispiel zurückzukommen: Ein integriertes System wie MOBILE-DMS, in dem Werkstatt- und Betriebsdaten gemeinsam verwaltet werden, kann erkennen, dass das reservierte Fahrzeug zwar für die Werkstatt verplant ist, jedoch noch ein Zeitpuffer für die Regeluntersuchung vorhanden ist. Der Fahrzeugtausch kann also mit dem reservierten Fahrzeug durchgeführt werden, indem die Reservierung des Fahrzeugs für die Werkstatt aufgehoben wird und das Fahrzeug auf einen Umlauf verplant wird. Dafür wird das ausgefallene Fahrzeug für die Werkstatt eingeplant. Es ist somit schneller wieder einsatzfähig und die Regeluntersuchung des ursprünglich reservierten Fahrzeuges kann später durchgeführt werden, wenn die Werkstatt ohnehin Kapazität hat.

Selbstverständlich sind jederzeit Listen und Reports abrufbar, die die aktuelle Situation zeigen, z. B. die aktuelle und geplante Werkstattbelegung und die vorgesehenen Arbeiten, die aktuellen Fahrzeugbestellungen, die geplanten Ausfälle, Schadensstatistiken usw.

Vorteile

Die Vorteile der in das Depotmanagement integrierten Wartungsplanungs- und Schadensmanagement-Funktionen sind durch die gemeinsame Datengrundlage gegeben. So können die Prozesse optimal aufeinander abgestimmt werden.

Die Kapazitätsplanung ermöglicht gleichermaßen die Berücksichtigung der Anforderungen von Betrieb und Werkstatt sowie eine Reduktion von unproduktiven Zeiten und Engpässen. Damit werden sowohl Kosten eingespart als auch die Betriebssicherheit erhöht.

Durch die integrierte Prozesslandschaft ist eine nahtlose Bearbeitung der einzelnen Fälle von der Entstehung bis zur Fertigstellung möglich - sowohl für Schäden als auch für Routine-Arbeiten. Dabei ist maximale Transparenz gegeben, da der Status eines Vorganges jederzeit bekannt ist und abgerufen werden kann.

Nicht zuletzt kann durch die integrierte Schadensbearbeitung eine höhere Motivation des Personals für Schadensmeldungen erreicht werden und die unnötige Bearbeitung mehrfacher Meldungen reduziert werden.

Im Ergebnis können durch die Integration der Schadensbearbeitung und der Wartungsplanung in das Depotmanagement Kosten eingespart und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden.

Diagramm Vorteile und Funktionen MOBILE-DMS

Abb.: Erhöhte Effizienz mit dem integrierten Wartungsplanungs- und Schadensmanagement von MOBILE-DMS

Fazit

Heutige Prozess- und Systemlandschaften von Verkehrsbetrieben mit Bezug auf die Fahrzeugeinsatzplanung und die Fahrzeug-Betriebsbereitschaft sind oft sehr heterogen und wenig aufeinander abgestimmt. In der Folge kann es zu unnötigen Kapazitätsengpässen und damit zu einer Gefährdung des Betriebes, oder umgekehrt zu unnötig langen Ausfallzeiten und damit Kosten kommen.

Mit den in das Depotmanagement integrierten Wartungsplanungs- und Schadensmanagement-Funktionen können die Erfordernisse von Betrieb und Werkstatt optimal aufeinander abgestimmt werden. Das Depotmanagementsystem MOBILE-DMS der INIT Gruppe bietet mit der komponentenbasierten Wartungsplanung und dem Schadensmanagement FleetLog die Möglichkeit, die Prozesse zu verzahnen und damit Reibungsverluste zu vermeiden. Mit der Kapazitätsplanung auf Basis von Fahrzeugbestellungen durch die Werkstatt und von geplanten Ausfällen durch den Betrieb können zudem die Anforderungen von Werkstatt und Betrieb miteinander abgeglichen und im besten Fall dadurch die Flottengröße optimiert werden. Zudem steigt durch Vermeidung unnötiger Arbeiten und durch die Transparenz der Prozesse die Zufriedenheit des Personals.

Kontakt

Paul Gwynn

Business Development Director
init SE

Kontakt

Mehr Effizienz im Depot durch integriertes Schadens- und Wartungsmanagement

Fahrzeugeinsatz und Betriebsbereitschaft

Abhängigkeiten zwischen den Prozessen

Integration der Prozesse

Komponentenbasierte Wartungsplanung

Integriertes Schadensmanagement

Kapazitätsplanung

Vorteile

Fazit

Kontakt

Jetzt verbinden

Quicklinks

Anmeldung zum Kundenmagazin